APUNTES 3º PARCIAL

SISTEMA CONTABLE

Incluye todos aquellos elementos de la información financiera que se relacionan entre sí para producir reportes que apoyen la toma de decisiones dentro de los elementos a considerar están las normas, regulaciones y procedimientos que permiten registrar datos que sirven para producir información comparable y clara entre los distintos usuarios como accionistas, proveedores, analistas financieros, gobiernos, personal o cualquier grupo de interés.

Para que estoy resulte eficaz debe incluir las siguientes características.

1. Tener una organización acorde con las estrategias competitivas de las empresas

2. Ser coherente, veraz y oportuno

3. Integrarse con otros sistemas de la infraestructura en las organizaciones

4. Evaluarse periódicamente y aplicar las observaciones para lograr una mejora continua

PERIODO CONTABLE

La operación de la empresa se separa en espacios de tiempo llamados periodos contables o también conocidos como ejercicios contables, siendo regularmente del 1 de enero al 31 de diciembre de cada año, existen también los periodos irregulares mismos que suceden cuando la entidad inicia operaciones durante alguna fecha distinta al 1 de enero. Para un mejor control las empresas efectúan cortes en periodos menores a un año para verificar que sus operaciones y resultados reflejen los datos esperados y las cifras correctas.

Definición y Clasificación del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos

Las operaciones son clasificadas y asignadas a un a cuenta específica, misma que permite distinguir el tipo de proceso y acumular los registros iguales o similares.

Las cuentas contables se agrupan en: De Balance y De Resultados

De Balance. Este grupo permite conocer la situación financiera de la empresa, mostrando los recursos con los que cuenta y las fuentes de los mismos. Cabe destacar que, a su vez, las cuentas de balance se clasifican en:

Activos. Son todos aquellos bienes materiales que posee o adquiere la empresa para operar, tales como: efectivo, mercancía, maquinaria, mobiliario, computadoras, etcétera. También se incluyen derechos a favor de la entidad: importes a nuestro favor, depósitos y/o gastos con efectos a largo plazo, como inversiones preoperativas o de instalación. Los activos a su vez se clasifican y agrupan de acuerdo con el tiempo que permanecen en las empresas, los cuales son:

Pasivos. En esta sección se incluyen todas las deudas de distintas fuentes adquiridas por las empresas, como préstamos bancarios, créditos de proveedores y de terceros, etcétera; también, las obligaciones que se adquieren, como impuestos por pagar. Aunado a lo anterior, los pasivos se dividen en:

1. Acorto plazo. Cuando se deberá liquidar la deuda u obligación en un periodo menor o igual a un año.

2. A largo plazo. Cuando la liquidación de la deuda u obligación será mayor a un año.

Capital contable. Es el equivalente de la parte de los activos propiedad total de los dueños (accionistas) de la empresa. En el capital contable se incluyen las aportaciones iniciales y finales de los socios, así como el resultado de las actividades de las empresas (pérdidas o ganancias); también se le conoce como patrimonio de los accionistas. Después de constituida la empresa, los socios pueden seguir aportando capital para fortalecerla, esto debe reflejarse en un acta de asamblea, la cual será avalada por un notario público. Mientras esto no ocurra, dichas aportaciones deberán reflejarse en una cuenta denominada "aportaciones para futuros aumentos de capital"

De resultados. En este grupo se hallan las cuentas que corresponden a un periodo preestablecido de las operaciones de ingresos, costos y gastos, y que permiten obtener los resultados que lograron las empresas.  Asimismo, se dividen en cuentas de: Ingresos y Egresos

Cuentas Contables

Las cuentas contables representan las operaciones económicas de las firmas y se valoran en unidades monetarias. Cada cuenta simboliza bienes, derechos, deudas, obligaciones, ingresos o egresos. Dentro de las cuentas comunes destacan:

Caja, efectivo o fondo fijo de caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo (billetes y monedas) que se tiene en una empresa para solventar gastos menores e imprevistos del día a día. Es importante recalcar que por mandato de las autoridades fiscales no se pueden pagar gastos superiores a $2,000 (dos mil pesos 00/100 M. N.) en efectivo por evento. Por ello, esta cuenta sólo es para cubrir gastos e imprevistos menores. Cuenta de naturaleza deudora: Se carga al retirar dinero del banco para tener el efectivo en la caja, es decir, cada vez que se repone el fondo fijo de caja. Se abona a medida que se gasta el efectivo y se comprueba en que se usó dicho recurso.

Bancos. Representa el dinero depositado en las cuentas bancarias propiedad de la empresa. Es dinero disponible al momento, se incrementa a medida que se realizan depósitos y/o la propia cuenta genera intereses; por otro lado, disminuye cuando se emiten cheques, se realiza una transferencia monetaria o el banco cobra comisiones o retiene impuestos. Cuenta de naturaleza deudora: Se carga al efectuar depósitos a la cuenta bancaria por cualquier motivo; por ejemplo, en el momento que el banco deposita intereses ganados o transferencias emitidas que por alguna causa no fueron pagados por el banco a su beneficiario, cuyos fondos son reintegrados a la empresa. Se abona por los cheques emitidos, por las transferencias bancarias efectuadas, por las comisiones que cobra el banco, por los impuestos que éste retiene, como el ISR causado por intereses ganados, es decir, por cualquier causa que disminuya el dinero disponible en el banco.

Inversiones en Valores. Esta cuenta representa el dinero depositado en instituciones bancarias o del Sistema Financiero Mexicano, mismo que se encuentra invertido a plazos (éstos pueden ser de disponibilidad inmediata. Cuenta de naturaleza deudora: Se carga al incrementar la inversión por dinero que se haya depositado o transferido a la cuenta de la empresa y por los intereses ganados en la propia inversión. Se abona por los retiros efectuados de la inversión o por las comisiones que cobra el banco y por los impuestos que éste retiene.

Almacén, Inventarios o Mercancías. Esta cuenta representa el valor de las materias primas, los productos en proceso y terminados, así como las mercancías propiedad de la empresa. Para el caso de empresas netamente comerciales, se compran y venden productos terminados, pero en el caso de las empresas de fabricación o manufactureras hay materias primas, productos en proceso y terminados.

Esta cuenta es de especial cuidado en todas las empresas, ya que la falta de materias primas y/o productos ocasiona parar las plantas de producción y pérdidas en las ventas. Igualmente, un exceso de materias primas y/o productos ocasiona dinero improductivo o falta de liquidez en las empresas. Cuenta de naturaleza deudora: Se carga al momento que entran en almacén materias primas o mercancías, y por la revaluación de éstas al momento que cambian sus valores (aumentando) por situaciones ajenas a la empresa. Se abona al momento en que, por ventas, salen mercancías, porque se vuelven obsoletas o deterioradas y por la revaluación cambian de valor (disminuyendo) por situaciones ajenas a la empresa.

Clientes. Representa el saldo que la empresa tiene a su favor por dar créditos al momento de efectuar la venta de sus productos. Dicha venta puede ser a personas físicas o morales, previa investigación de crédito, a fin de resguardar y garantizar los cobros de las ventas efectuadas. Cuenta de naturaleza deudora: Se carga al momento de vender a crédito a algún cliente, señalándole una "nota de cargo" por conceptos como intereses por retraso en el pago, etcétera. Se abona al momento que el cliente paga o se le emite una "nota de crédito" por ajuste al precio o bonificación por pronto pago, etcétera.

Catálogo de Cuentas

Es una lista de nombres asignados a los diferentes tipos de cuentas o registros que pueden afectar contablemente a las empresas. Las operaciones se clasifican en grupos homogéneos y son registradas de acuerdo con sus orígenes; a cada cuenta se le asigna un código que puede ser numérico o alfanumérico, dependiendo de las necesidades de la empresa. Esta clave simplifica los registros contables y ayuda a sistematizarlos.

CODIFICACIÓN DE LAS CUENTAS DE BALANCE Y DE RESULTADOS  

      

La clave o código de cuenta se asigna mediante la clasificación a la que corresponde y al orden en que se presenta en los estados financieros. Una forma de determinar el código es asignar el primer dígito a la clase que corresponde la cuenta (activo, pasivo, capital contable o resultados); mientras el segundo dígito, al grupo (circulante, fijo, diferido, a corto o largo plazos), y el resto al número de cuenta.

Estructura y elementos de la cuenta

La cuenta contable se identifica gráficamente con una "T" y permite controlar las operaciones económicas. La cuenta T posee los siguientes elementos.

Teoría de la partida doble

La teoría de la partida doble, iniciada con las prácticas del comerciante napolitano, Benedetto Cotrugli, completada y perfeccionada por Fray Luca Pacioli, se basa en considerar que todo hecho económico tiene su origen en otro de naturaleza contraria, es decir, "no existe deudor sin acreedor o acreedor sin deudor", "a un cargo corresponde por lo menos un abono o a cada abono corresponde por lo menos un cargo", entendiendo que las operaciones no aparecen de la nada, sino tienen un origen y un fin. Por ejemplo, al aportar los accionistas dinero para iniciar una empresa, esta operación se registra como una entrada a bancos, creando una obligación para con ellos, de la cual surge un registro deudor (en bancos) y un registro acreedor (en capital social). En la partida doble, la correspondencia no siempre es de una cuenta a otra, ya que puede darse el caso que a un cargo correspondan dos o más abonos o viceversa; por ejemplo, en la compra de mercancía, pagando 50% en efectivo y adquiriendo una deuda por el restante 50%. Esto quiere decir que la empresa obtiene mercancía, pero a cambio de ella debe entregar dinero y adquirir una deuda. A estos registros contables se les llama asientos, y las sumas de los asientos acreedores y deudores deben ser siempre iguales, ya que pueden afectar a más de dos cuentas; sin embargo, es fundamental cuidar que las sumas sean iguales para no perturbar el equilibrio de las cifras en la empresa.

Libros contables

Son los libros donde se registran de forma metódica y detallada todas las operaciones de las empresas. Los libros principales son el diario, el mayor y el de inventarios y balances, pero hay otros que procuran un control específico de las cuentas o de las situaciones importantes para elaborar los reportes financieros. Estos libros son importantes, en ellos no deben existir alteraciones, espacios en blanco o correcciones, pues constituyen elementos de control; son pruebas de las operaciones efectuadas y las bases para cumplir con las obligaciones fiscales, de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación y el Código de Comercio. Dichos registros pueden identificarse, como:

  

Libro Diario. Es importante el orden cronológico de los registros, debido a que sirve como una medida de control. En él se registran cronológicamente las operaciones realizadas en las empresas, integrándolas después al libro mayor. Los registros deben reflejar asientos contables completos en los que se observen la partida doble y las descripciones breves con los datos más relevantes, mismos que permiten ubicar fácilmente el documento que ampara dicho asiento.

Libro Mayor. Se utiliza un folio por cada cuenta y esté representa los movimientos que afectaron exclusivamente a la misma. En este libro se registran las operaciones, reorganizándolas de acuerdo con la cuenta que afectan. Al final del periodo se obtienen los saldos de todas las cuentas, y el total de éstas deben reflejar la igualdad entre las sumas de los saldos deudores y acreedores.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

En éste se detallan los bienes, los derechos, las obligaciones y las deudas de las firmas, al igual que el control de las mercancías, como materias primas, productos en proceso y terminados. En él aparecen los estados de situación financiera y de resultados. Los contribuyentes pueden emplear los registros manual, mecanizado o electrónico para cumplir con las obligaciones fiscales. Los libros deben estar debidamente encuadernados y foliados, incluyendo el nombre de la entidad, su dirección y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). En este sentido, se conservarán en el domicilio fiscal por un plazo de cinco años, aunque es recomendable mantenerlos por un plazo mayor, debido a que existen ordenamientos jurídicos que pueden requerirlos. A veces, las sociedades efectúan estos registros en pólizas u hojas sueltas, en tales casos, según el Código de Comercio, deberán ser encuadernadas y foliadas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. También hay la opción de grabar la información en discos ópticos o cualquier otro medio que autorice la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), mediante reglas de carácter general.

Registro contable

Para registrar las cuentas es necesario considerar sus naturalezas, es decir, si corresponden a un recurso, como los activos y los egresos, o si constituyen una fuente para obtenerlos, como los pasivos y los ingresos. Los recursos son de naturaleza deudora, pues aumentan al cargarlos y disminuyen al abonarlos; mientras las fuentes son acreedoras, ya que aumentan al abonarlas y disminuyen al cargarlas. Los registros pueden anotarse en cuentas T (basados en las observaciones que se realizan en el libro mayor) o en asientos de diario (basados en los registros que se indican en el libro diario), en los que se reflejan la(s) cuenta(s) de cargos y la(s) cuenta(s) de abonos.

Registro electrónico

Los sistemas electrónicos a través de los equipos de cómputo permiten efectuar operaciones contables con rapidez y manejar grandes volúmenes de información. Al llevar a cabo los registros de forma electrónica es importante conocer exactamente cómo funcionan los sistemas, pues éstos operan de acuerdo con criterios Y bases de datos preestablecidas que deben actualizarse constantemente.

Existen programas desarrollados por las propias empresas para registrar la contabilidad, habiendo un software especializado que efectúa los procesos automáticamente. En México, el software más conocido y utilizado es Aspel-COl, el cual, de acuerdo con su propia descripción, "procesa, integra y mantiene actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a IETU, IVA, ISR y DIOT. Calcula la depreciación de los activos fijos. Mantiene interfaces con los sistemas de la línea Aspel e interactúa con hojas de cálculo, lo que contribuye a lograr una eficiente administración de la empresa. En su página electrónica también se pueden descargar aplicaciones gratuitas para conocerlo mejor.

Balanza de comprobación

La balanza de comprobación es un reporte financiero donde se enlistan todas las cuentas que aparecen en el libro mayor, mostrando los movimientos del periodo, saldos deudores y acreedores presentando al final un espacio donde se lleva a cabo una suma de éstos, misma que sirve para comprobar que se conserva el equilibrio en una firma, al obtener sumas iguales.